Datenschutz

1. Verantwortlicher

E-Mail: berke.akduman@kioskwerk.com

2. Zweck und Nutzerkreis

KioskWerk Team ist eine interne Anwendung für eingeladene Beschäftigte und autorisierte Leitungsrollen. Sie unterstützt Dienstplanung, Zeiterfassung, Aufgaben, Abwesenheiten, internen Chat, Kassenzählungen und eine unverbindliche Verdienstvorschau. Es gibt keine öffentliche Selbstregistrierung.

Die Verarbeitung dient insbesondere der Durchführung und Organisation des Beschäftigungsverhältnisses, der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, der Betriebssicherheit sowie der Bearbeitung ausdrücklich ausgelöster Anfragen. Je nach Vorgang beruht sie insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO sowie § 26 BDSG. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, richtet sich dies insbesondere nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG. Eine Einwilligung wird nur verwendet, wenn sie für den konkreten Vorgang erforderlich und wirksam erteilt werden kann.

3. Verarbeitete Daten

Zugang und Teamzuordnung

• E-Mail-Adresse, technische Benutzer-ID, Anzeigename, Rolle, Status und Organisationszuordnung,
• Einladungs-, Anmelde- und Passwort-Wiederherstellungsinformationen,
• Personalstammdaten, soweit sie für die App erforderlich sind, etwa Personalnummer, Position, Eintritts-/Austrittsdatum, Wochenarbeitszeit und regelmäßige Arbeitstage.

Dienst, Zeit und Vergütung

• Schichten, Arbeitsbereiche, Arbeitsorte, Beginn, Ende, Pausen und Planänderungsanfragen,
• Stempelereignisse, Korrekturanträge, Freigaben, Gerätezeit und Hinweise auf Offline-Erfassung,
• Urlaubsanspruch, Urlaubsanträge, Abwesenheitszeiträume, Lohnmodell und eine unverbindliche Brutto-Vorschau.

Aufgaben, Chat und Dateien

• Aufgaben, Beschreibungen, Fälligkeiten, Zuweisungen und Bearbeitungsstatus,
• Chatnachrichten, Gruppenmitgliedschaften, Lesestatus und vom Nutzer bewusst ausgewählte Bilder, Videos oder Audiodateien einschließlich Dateiname, Typ, Größe und technischer Prüfsumme.

Der Teamchat unterstützt derzeit Text sowie ausdrücklich über die System-Dateiauswahl ausgewählte JPG-, PNG- und WebP-Bilder, MP4- oder MOV-Videos und M4A-Audiodateien. Die aktuelle Team-App startet selbst keine Mikrofon-, Sprach- oder Videoaufnahme. Andere Dokument- und Medienformate werden aus Sicherheitsgründen nicht angenommen.

Gerätezugriffe und Erinnerungen

• Kamera und Fotomediathek werden nur über die bewusst ausgelöste iOS-Systemauswahl für ein Bild oder einen Nachweis geöffnet. Die App speichert dabei nichts eigenständig in der Fotomediathek. Eine verweigerte Berechtigung verhindert keinen sonstigen App-Zugang.
• Die aktuelle Team-App greift nicht auf das Mikrofon zu. Audiodateien werden nur übertragen, wenn sie bewusst über die System-Dateiauswahl ausgewählt wurden.
• Lokale Erinnerungen für Schichten und Aufgaben sind freiwillig. Nach erteilter iOS-Berechtigung werden Titel, Zeitpunkt und ein kurzer Hinweis auf dem Gerät geplant und können im iOS-Mitteilungszentrum erscheinen. Die aktuelle Version registriert hierfür kein Remote-Push-Token.

Krankmeldungen und Nachweise

Verarbeitet werden können der gemeldete Abwesenheitszeitraum, organisatorischer Status, Übergabewunsch und Nachweisweg. Diagnosen werden nicht benötigt und sollen nicht eingegeben werden. Ein optionaler Upload medizinischer Dokumente bleibt deaktiviert, solange keine hierfür vorgesehene technische Sicherheitsprüfung eingerichtet ist.

Kassenzählungen

Verarbeitet werden ausgewählte Kasse, Stückelungen, gezählter Betrag, Sollwert, Differenz, Prüfstatus und Erfassungszeit.

5. Technische Verarbeitung und Empfänger

Für Anmeldung, Datenbank, Echtzeit-Aktualisierungen, serverseitige Funktionen und private Dateispeicherung wird Supabase eingesetzt. Cloudflare wird für die Auslieferung und Absicherung der Web-Anwendung verwendet. Diese Anbieter verarbeiten technische Verbindungs-, Sicherheits- und Fehlerdaten im Rahmen ihrer Dienste und vertraglichen Vereinbarungen.

Personenbezogene Daten werden innerhalb von KioskWerk nur den Rollen zugänglich gemacht, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Beispielsweise erhalten nicht alle Leitungsrollen Zugriff auf Vergütungsangaben oder medizinische Dokumente.

Soweit eingesetzte Anbieter Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies nur unter den jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und vertraglichen Garantien. Auskunft zur aktuellen technischen Konfiguration kann über den Datenschutzkontakt angefordert werden.

Die App enthält nach dem aktuellen Stand keine Werbung und kein nutzerübergreifendes Werbe-Tracking.

Auf unterstützten Apple-Geräten wird die Anmeldesitzung im app-eigenen iOS-Schlüsselbund und nicht dauerhaft im normalen Webspeicher abgelegt. Im Browser bleibt sie auf die aktuelle Browsersitzung begrenzt. Für den Offlinebetrieb kann die App bereits geladene Organisations-, Dienstplan-, Zeit-, Aufgaben- und Antragsdaten lokal zwischenspeichern. In der nativen iOS-App werden diese Daten mit AES-256-GCM verschlüsselt; der gerätegebundene Schlüssel liegt getrennt im iOS-Schlüsselbund, die Dateien verwenden vollständigen iOS-Dateischutz und werden nicht in Geräte- oder iCloud-Backups aufgenommen. Der native Lesesnapshot wird spätestens nach sieben Tagen verworfen und erfordert spätestens nach 24 Stunden eine erneute Online-Prüfung des Teamzugangs. Abgelaufene oder nicht mehr sicher zuordenbare Snapshots werden lokal gelöscht. In der Web-Version bleibt der Offline-Puffer ausschließlich im Arbeitsspeicher des aktuellen Browser-Tabs und wird beim Schließen verworfen; noch vorhandene eigene Altaktionen werden beim sicheren Sitzungsstart einmalig dorthin übernommen und die frühere Klartext-IndexedDB wird anschließend gelöscht. Chatnachrichten, Krankmeldungen, Dokumentinhalte und Kassenzählungen werden nicht in den allgemeinen Lesesnapshot übernommen.

Noch nicht synchronisierte zulässige Änderungen können in der nativen App getrennt verschlüsselt vorgemerkt bleiben, bis sie online übertragen, bewusst verworfen oder beim Abmelden beziehungsweise bei bestätigtem Zugangsverlust gelöscht werden. Im Browser kann ein solcher Puffer nur während des geöffneten Tabs bestehen; vor dem Schließen wird gewarnt. In der nativen iOS-App ist der Web-Service-Worker deaktiviert. In der Web-Version speichert der Service-Worker ausschließlich statische App-Dateien, keine Antworten der Datenbank-, Authentifizierungs- oder privaten Dateischnittstellen.

Beim Wechsel in den iOS-App-Umschalter wird der sichtbare App-Inhalt durch eine undurchsichtige Schutzansicht verdeckt.

6. Speicherdauer und Löschung

Daten werden nur so lange personenbezogen gespeichert, wie sie für den jeweiligen betrieblichen Zweck, die Sicherheit und Nachvollziehbarkeit oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Danach werden sie gelöscht oder so anonymisiert, dass sie nicht mehr einer Person zugeordnet werden können.

Die konkrete Dauer hängt von der Datenart und dem Beschäftigungs- beziehungsweise Geschäftsvorgang ab. Gesetzlich oder zur Abwehr und Durchsetzung von Ansprüchen erforderliche Unterlagen können nach Schließung des App-Zugangs weiter aufbewahrt werden. Backups und technische Anbieterprotokolle werden im Rahmen der jeweiligen Löschzyklen entfernt.

Ein Kontolöschantrag kann direkt in der App unter „Mehr“ gestellt werden. Die Bearbeitung wird in der Regel innerhalb von 30 Tagen angestrebt. Wenn Daten aufgrund einer gesetzlichen Pflicht länger gespeichert werden müssen, wird der Zugang gesperrt und der verbleibende Personenbezug auf das notwendige Maß beschränkt.

Lokale App-Snapshots und dem angemeldeten Nutzer zugeordnete ausstehende Offline-Aktionen werden bei einer regulären Abmeldung oder nach online bestätigter Sperrung beziehungsweise Entfernung des Teamzugangs auf dem Gerät gelöscht.

Weitere Informationen zur Kontolöschung

7. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit verlangen. Einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kann aus Gründen widersprochen werden, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben. Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an berke.akduman@kioskwerk.com gerichtet werden. Zum Schutz der Daten kann ein angemessener Identitätsnachweis verlangt werden; Passwörter werden dafür niemals per E-Mail abgefragt.

Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Behörde des gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Arbeitsplatzes oder Orts des vermuteten Verstoßes.

8. Automatisierte Entscheidungen und Änderungen

Die App trifft keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung. Hinweise zu Arbeitszeit, Entfernung, Verdienst oder Konflikten sind technische beziehungsweise organisatorische Hilfen und müssen bei Zweifeln durch eine zuständige Person geprüft werden.

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist über die App und diese öffentliche Seite erreichbar.